Plaats in de organisatie
Functiehouder functioneert onafhankelijk, ontvangt leiding van en rapporteert formeel rechtstreeks aan de directeur-bestuurder. Het intern overleg is in overeenstemming met de overlegstructuur zoals opgenomen in het medewerkershandboek.
Doel van de functie
Bijdragen aan de beheersing en ontwikkeling van de administratieve organisatie en interne controle dusdanig dat de organisatie, directeur-bestuurder, verantwoordelijk voor de sturing en realisatie van de afgesproken taken, die verantwoordelijkheid op een juiste wijze kan invullen en uitvoeren. Hierbij ligt de focus op de bedrijfsvoering, inclusief de sturing op de processen en informatievoorziening.
Resultaatgebieden
1. Inrichting administratieve organisatie
De administratieve organisatie is zodanig ingericht en beschreven dat de organisatie voldoet aan de kwaliteitseisen van inkooppartners, financiers, wet- en regelgeving en interne kaders en afspraken. Het proces van productregistratie en facturering is betrouwbaar, inzichtelijk en toegankelijk.
Kernactiviteiten
- Volgt, interpreteert relevante (ontwikkelingen binnen) wet- en regelgeving, management- en onderzoekrapportages die eisen stellen aan een deugdelijke, betrouwbare inrichting van de administratieve organisatie.
- Treedt op als expert bij het inrichten van de organisatie en opstellen van benodigde documenten.
- Identificeert, analyseert en beoordeelt de administratieve processen naar doel, middelen, kaders, verantwoordelijkheden, risico’s, maatregelen en uit te voeren activiteiten.
- Bespreekt de procesbeschrijvingen met bestuurders, proceseigenaar en procesuitvoerenden. De bestuurder stelt vast.
- Rapporteert over het functioneren van de administratieve organisatie als geheel.
- Toetst of de administratieve organisatie volledig en zodanig is ingericht en beschreven dat de organisatie voldoet aan de kwaliteitseisen van inkooppartners, financiers, wet- en regelgeving, interne kaders en afspraken. Het proces van productregistratie en facturering is daardoor betrouwbaar, inzichtelijk en toegankelijk.
2. Inrichting, uitvoering, evaluatie en bijstelling intern controleplan
Het interne controleplan is een generiek plan dat jaarlijks wordt herzien op grond van wijzigingen in wet- en regelgeving, contractvereiste van financiers en op wijzigingen in de lidmaatschaps-overeenkomst.
Kernactiviteiten
- Onderhoudt het controleplan.
- Stelt een risicomatrix op waarin risico’s zijn geïdentificeerd, gewogen en van interne beheersmaatregelen voorzien. Bespreekt en onderhoud deze met de verschillende functionarissen.
- Stelt jaarlijks een memo op met een planning uit te voeren controleonderdelen op basis van de risicomatrix, en legt deze voor bij de directeur-bestuurder.
- Kan verzoeken tot controles ontvangen die afwijken van de vastgestelde planning, op basis van besluitvorming door het Management Team.
- Ondersteunt bij interne en externe controleactiviteiten.
- Rapporteert over bevindingen in heldere, gestructureerde rapportages.
- Kan indien nodig escaleren naar de Raad van Toezicht.
3. Inrichting en uitvoering controle-activiteiten en audits
Op basis van controle-activiteiten en audits is een oordeel gevormd over de betrouwbaarheid en effectiviteit van het managementsysteem en kan dit systeem systematisch worden verbeterd.
Kernactiviteiten
- Stelt jaarlijks een planning op en draagt zorg voor uitvoering.
- Voert audits en controles uit of laat deze uitvoeren op basis van systeeminformatie en/of zicht op locatie.
- Registreert bevindingen of laat bevindingen registreren opdat audits en controles navolgbaar en overdraagbaar zijn.
- Indien sprake is van afwijkingen, worden deze opgenomen in een verbetermatrix en voorzien van maatregelen opdat de afwijking kan worden weggenomen. Controleert of de maatregelen tijdig en volgens afspraak worden uitgevoerd en afdoende zijn om de afwijking op te heffen.
- Draagt zorg voor een systeembeoordeling, bespreekt de trends die hieruit voortkomen en de effectiviteit van het auditprogramma. Voert waar nodig verbetermaatregelen door.
- Controleert of de maatregelen tijdig en volgens afspraak worden uitgevoerd en afdoende zijn om de afwijking op te heffen.
4. Kennisoverdracht
De kennis over de administratieve organisatie en interne controle is bij alle medewerkers bekend. Medewerkers weten wat zij moeten doen, hoe zij dat moeten doen en waarom zij dat moeten doen.
Kernactiviteiten
- Informeert medewerkers actief over de inrichting en toepassing van de administratieve organisatie en interne controleprotocollen opdat de organisatie voldoet aan wet- en regelgeving en voorwaarden uit contracten.
- Informeert medewerkers actief over alle aan de administratieve organisatie en interne controle gerelateerde interne en externe ontwikkelingen.
- Toetst of de veronderstelde kennis daadwerkelijk bekend is en kan worden toegepast.
- Schoolt waar nodig medewerkers bij.
- Informeert indien gewenst een zorgonderneming en ondersteunt hiermee de regiomanager, en het regioteam.
5. Overig
Aangezien de organisatie klein is, kan een functiehouder altijd ook andere resultaatgebieden met kernactiviteiten, anders dan hierboven beschreven, en specifieke portefeuilles toegewezen krijgen (structureel dan wel tijdelijk). Eventuele specifieke kernactiviteiten, portefeuilles worden hier benoemd.
Kernactiviteiten
- Functiehouder is eigenaar van een of meerdere processen en/of documenten uit het kwaliteitsmanagementsysteem.
Uitwerking Gezichtspunten
Kennis
De functie vereist een functierelevante kennis op hbo-niveau aangevuld met door opleiding en ervaring verkregen kennis van de inrichting van AO/IC. Functiehouder heeft door verdieping verworven inzicht in de bedrijfsvoering en is vertrouwd met relevante wetgeving. Functiehouder heeft kennis van en is vertrouwd met de in gebruik zijnde informatiesystemen.
Zelfstandigheid
De werkzaamheden worden zelfstandig uitgevoerd binnen de wettelijke en organisatorische kaders en passend binnen de missie, visie van SZZ. Functiehouder bekleedt binnen de organisatie een onafhankelijke controlepositie binnen de organisatie. Terugvalmogelijkheden zijn er op de directeur-bestuurder en de controller.
Sociale vaardigheden
Tact, overtuigen en een overbruggen van weerstanden is van toepassing opdat draagvlak voor de inrichting en uitvoering van de administratieve organisatie, interne controle en procesbeschrijvingen ontstaat. Functiehouder stuurt op afgesproken normen en de handhaving daarvan.
Risico’s, verantwoordelijkheden en invloed
Functiehouder heeft middels advisering en uitvoering van controles invloed op de effectiviteit en efficiency van de administratieve organisatie en interne controle. Functiehouder is tevens verantwoordelijk voor een deugdelijke inrichting daarvan.
Uitdrukkingsvaardigheid
Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid is vereist bij interne en externe besprekingen en/of het geven van een toelichting aan de directeur-bestuurder. Schriftelijke vaardigheden zijn vereist voor het opstellen van rapportages, beleids- en procesdocumenten.
Bewegingsvaardigheid
Bewegingsvaardigheid is vereist voor het verwerken van informatie van omvang.
Oplettendheid
Oplettendheid is vereist bij het toezien op de naleving van wet- en regelgeving. Daarnaast is oplettendheid vereist bij controle- en analysewerkzaamheden. Onvoldoende oplettendheid kan leiden tot imagoschade en financiële gevolgen.
Overige functie-eisen
Eisen worden gesteld aan volharding en doorzettingsvermogen zijn nodig bij het uitvoeren analyses en controles. Systematiek is vereist bij de inrichting van de administratieve organisatie, het opstellen van procesbeschrijvingen en het in kaart brengen van risico’s. Integriteit, betrouwbaarheid is vereist bij de toegang tot betrouwbare informatie.
Inconveniënten
Er is sprake van enige psychische belasting door de verantwoordelijkheid voor de inrichting van de administratieve organisatie.
Inschaling
Het indelingsadvies FWG voor deze functie is functiegroep 55. Vanwege het specifieke karakter van onze organisatie en de functie, waardeert SZZ de functie op (maximaal) functiegroep 65.