Bestuursassistent

Volledige functiebeschrijving

Plaats in de organisatie

Samen met de managementassistent vorm je een team. Functiehouder ontvangt hiërarchisch leiding van de manager ondersteunende diensten en functioneel leiding van de bestuurder en adjunct bestuurder. Het intern overleg is in overeenstemming met de overlegstructuur zoals opgenomen in het medewerkershandboek. Er is extern contact met stakeholders en andere relevante partijen.

 

Doel van de functie

De functie draagt bij aan weloverwogen besluitvorming, uitvoeringskracht en rust en structuur in de organisatie. Het bestuur wordt efficiënt, proactief en gestructureerd ondersteund.  

 

Resultaatgebieden

1. Bestuursondersteuning 

Ondersteunt en faciliteert het bestuur bij het realiseren van effectieve, goed voorbereide agenda’s en besluiten. Draagt zorg voor structuur en samenhang binnen bestuurlijke overleggen, hierdoor ontstaat: 

  • focus op inhoud 
  • overzicht op bestuurlijke vraagstukken 
  • Proactief inspelen op strategische kansen 
  • heldere, kwalitatieve besluitvorming en opvolging 
  • breed draagvlak (intern en extern) 
Kernactiviteiten
  • Ondersteunt bij het effectief beheren en coördineren van de agenda, en prioriteert deze.
  • Zorgt voor een efficiënte planning en optimale voortgang van werkzaamheden en overlegmomenten.
  • Draagt zorg voor een correcte en gestructureerde archivering van relevante stukken.
  • Bereidt bestuurlijk overleg- en planningsstructuur zorgvuldig voor (o.a. Raad van Toezicht, Raad van Advies, Management Team & cliëntvertegenwoordiging)
  • Bereidt een overleg- en planningsstructuur zorgvuldig voor jaarplan en jaarcyclus voor die ondersteunend is aan effectieve gespreksvoering en het realiseren van de (jaar)doelstellingen.
  • Ondersteunt het bestuur op stakeholdermanagement en andere relevante belangrijke partijen binnen het werkgebied en legt belangrijke verbanden.

 

2. Coördinatie & voortgangsbewaking 

Het realiseren van daadwerkelijke uitvoering van besluiten en plannen. Dit zorgt voor: 

  • Acties worden opgevolgd 
  • Deadlines worden behaald 
  • Prioriteiten blijven zichtbaar 
  • Eenduidigheid in rapportages en documentatie
Kernactiviteiten
  • Bereidt de vergaderagenda voor en verzameld alle vergaderstukken.  
  • Draagt zorg voor een tijdige verspreiding van de vergaderstukken.
  • Jaagt de opvolging van gemaakte afspraken aan.
  • Onderneemt actie als knelpunten en stagnatie dreigt op te treden.
  • Houdt overzicht van lopende projecten en prioriteiten.
  • Informeert en attendeert in- en extern over genomen besluiten, ondersteunt actief bij de verdere opvolging.
  • Coördineert en bewaakt de voortgang van de besluiten, afspraken, actiepunten en deadlines.
  • De agenda toont wat met welk doel besproken wordt, opdat de deelnemers zich grondig kunnen voorbereiden.
  • Notuleert overwegingen, besluiten en actiepunten dusdanig dat deze volledig en navolgbaar zijn vastgelegd en adequaat worden opgevolgd

 

3. Communicatie & afstemming

Waarborgt duidelijke, consistente en tijdige communicatie binnen en buiten de organisatie. Hierdoor: 

  • Zijn stakeholders adequaat geïnformeerd  
  • Wordt een effectieve samenwerking bevorderd 
  • Wordt onduidelijkheid binnen processen en verwachtingen geminimaliseerd
Kernactiviteiten
  • Fungeert als spin in het web binnen het stakeholdersmanagement en de organisatie. 
  • Heeft overkoepelend zicht op de planning van het jaarplan en de jaarcyclus van de organisatie gerelateerd aan raden van toezicht, raden van advies en relevante externe overleggen. 
  • Schakelt tussen bestuur, management en organisatie. 
  • Stemt informatie af en zorgt voor eenduidige communicatie. 
  • Ondersteunt bij interne communicatie rondom besluiten en veranderingen. 

 

5. Overig

Aangezien de organisatie klein is, kan een functiehouder altijd ook andere resultaatgebieden met kernactiviteiten, anders dan hierboven beschreven, en specifieke portefeuilles toegewezen krijgen (structureel dan wel tijdelijk). Eventuele specifieke kernactiviteiten, portefeuilles worden hier benoemd.

Kernactiviteiten
  • Functiehouder is eigenaar van 1 of meerdere processen en/of documenten uit het
    kwaliteitsmanagementsysteem.

 

Uitwerking Gezichtspunten

Kennis
  • Er is kennis vereist op het niveau van een Hbo opleiding, aangevuld met enkele jaren werkervaring in vergelijkbare functies als directiesecretaresse/bestuursassistent. 
  • Daarnaast is kennis en ervaring nodig van een complexe organisatie, verhoudingen (o.a. met zorgondernemers), procedure en (beleids)ontwikkelingen.  
  • Affiniteit met de sector: de wetgeving (o.a. Jeugdwet Wmo en Wlz) en het zorglandschap. 
Zelfstandigheid
  • Zelfstandigheid is vereist bij het verrichten van de werkzaamheden binnen richtlijnen, afspraken en procedures.  
  • Pro-actief in planning en organiseren bij werkzaamheden van de (adjunct-) bestuurder.  
  • Initiatief is vereist bij de bewaking van de afhandeling van actiepunten en procesbewaking.  
  • Vindingrijkheid is vereist bij het oplossen van problemen.
Sociale vaardigheden
  • Tact, luistervaardigheden en een dienstverlenende houding zijn vereist in de contacten intern en extern met zorgondernemers.  
  • Overtuigingskracht en het bewaren van een eigen houding is vereist bij het bewaken van actiepunten.
  • Kan aangeven wanneer werkzaamheden te veel worden en/of anders uitgevoerd moeten worden. 
Risico’s, verantwoordelijkheden en invloed
  • Er bestaat risico op immateriële schade bij de uitvoering van de werkzaamheden.
Uitdrukkingsvaardigheid
  • Mondeling uitdrukkingsvaardigheid is vereist in diverse gespreks- en overlegsituaties.
  • Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden is vereist bij het opstellen van notulen en correspondentie en het ondersteunen bij de totstandkoming van beleidsrapportages.
Bewegingsvaardigheid
  • Bewegingsvaardigheid is vereist bij het invoeren en verwerken van gegevens.
Oplettendheid
  • Oplettendheid is vereist bij het verrichten van management en bestuursondersteunende werkzaamheden, het bewaken van afspraken, actiepunten Door de veelzijdigheid van de functie is er kans op verstoringen.
Overige functie-eisen
  • Volharding, doorzettingsvermogen
  • Ordelijkheid en systematiek is nodig bij de informatie- en besluitvormingsondersteuning.
  • Integriteit, betrouwbaarheid is nodig gezien de vertrouwelijke aard van gegevens waarmee gewerkt wordt

 

Inschaling

SZZ waardeert deze functie op (maximaal) functiegroep 50.